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物资管理.简单讲
 

 

物资部 梁瑞辉 威尼斯真人 5月25日
  
 

物资管理

 

    古人云“兵马未动粮草先行”,对于工程人而言,也正是如此。物资部门的重要性是无可厚非的,从项目招投标之前,到整个施工过程,以及最后的竣工验收,物资工作贯穿其中。

 

 

为更好的规范物资管理工作,提高工作效率,威尼斯真人建工物资部,近期重新梳理物资管理及相应的工作流程规范。

 

PART1: 物资标前调查

项目投标前,由物资部牵头、工程部、经合部共同参与对施工当地主要材料、二三项材料价格进行全面调查,物资部对调查结果在结束后3天内形成书面的调查报告。

物资标前调查的作用

  1. 完善项目开标前系统的成本测算,便于更好的掌控投标项目的盈利空间和标前风险把控;

  2. 对后期项目进场后具体施工提供有利的指标,让项目施工在可控范围之内;

  3. 对后期施工过程中会遇到的问题提前做好防范;

  4. 是了解项目周边具体施工环境和当地人为风貌。

     

 

PART2:物资总控

项目开工后,1个月内由项目工程部结合施工图纸提供在建项目的主要材料总控计划,其余周转材料等在3个月内提供。

物资总控的作用

  1. 引导项目物资人员对整个工地所有涉及材料内容熟知;

  2.  掌握整个工地材料总设计量与采购量的比对,做到总盘控制,过程处理节约材料避免后期出现材料节约过多和超耗严重的问题;

  3. 结合施工工期按月进行划分当月物资材料计划消耗量,掌控整个项目物资动态情况,便于项目物资的整体管理。

 

 

PART3:物资采购

对于物资的采购,我们严格按照流程执行,并且提出了严格的采购要求

 
 
 

 

01

物资采购计划

 

针对项目零星材料和大宗型物资采购,项目物资采购人员必须收到对应部门的采购计划单,严格按照申报材料名称、型号、数量、规格等进行采购,同时为保证施工进度,零星材料及配件采购计划单应提前2-3天上报,主材料必须提前7天上报。

 

物资采购计划的作用主要表现于:

1.可以避免因口头计划造成采购遗漏或者采购失误的情况发生;

2.能够在可控的时间范围内,寻找质量更优、价格更优的物资,降低采购成本;

3.审核库存,避免重复采购及过量储存。

 

 

02

物资采购询价

 

货比三家,选其最优,物资询价需要结合经合部的材料投标清单选择最优质的物资,其询价、谈判和合同细节商定过程中,要求项目出纳或者工程部人员、经合部人员一同参与,做到条例清晰,选其最适合的。

 

物资采购询价及合同签订审批的作用主要表现于:

1.可以预防腐败,以合理单价进行采购,让物资工作更加透明化、公开化;

2.让更多的人知道需要采购的物资,提供更好的供应商资源,降低采购成本;

3.有利于公司和项目的物资管理,建立完善的物资信息库;

4.规范物资采购合同,规避相应的风险责任。

 

PART4:物资入库及验收

  • 针对项目零星物资和机械配件入库,项目库管必须进行清点,项目采购、项目库管、项目主工长、项目机械设备司机、项目电工等签字确认是否采购了相应的物资;

  • 大宗型物资、机械设备入库,项目库管、项目施工人员必须一同进行清点;

  • 对于甲供材料大宗物资入库,库管员必须开具入库单,对卸货地点的班组负责人及工程部管理员必须一同在入库单签字。

物资入库及验收的作用

1.对于项目所采购的物资在数量、质量、规格型号等进行清点,避免采购错误;

2.对所入库的物资能够知晓如何摆放、如何区分种类,放置什么位置能够更快的领用;

3.票据随货物一起进行清点,便于后续物资的报销及与供应商账务核对。

 

 

PART5:物资出库

  • 针对库房零星物资出库,项目库管必须见项目主工长签字的出库申请签字单才能领出,对于项目班组、机械设备司机领用扣款材料,班组负责人、机械设备负责人必须签字认可,月末汇总交项目经合人员办理结算;如遇特殊原因先领用物资使用,后续及时完善领用手续;

  • 针对项目现场大宗型材料的出库,项目班组必须完善物资领用申请表,项目主工长签字确认,班组根据申请表到物资部领取相应的材料,并在物资部出库单上签字;

  • 针对项目管理人员外卖施工用材料,必须按流程上报相关部门审批,进行成本测算是否合理;批示同意后方可外售,且收回的现金直接缴纳财务,出具的数量必须提供相应的支撑资料。

物资出库的作用

1.能够更好的掌控现场剩余物资,以便及时进行备货;

2.能够划分物资具体使用范围,各项目物资费用由谁承担。

 

PART6:严格的财务审核

项目物资人员票据报销,将采购单据、库管开据的入库单、采购申请计划单等附件一同交项目财务审核,项目财务审核后,按财务部要求完善报销钉钉审批流程,进行费用支付/报销。

01

每月项目外购物资对账

 

项目采购、项目库管、项目财务人员一同参与,对物资的数量、单价、规格型号等进行全面的复核,将供应商留存的底单收回存档,同时汇总项目所有物资应付账款与项目财务进行核对。

02

每月甲供材料对账

 

项目物资人员与甲方物资部核对时,必须查看是否有项目人员签收(项目施工人员签收的甲供物资底单必须及时交项目库管),对完账后将底单进行汇总成电子表格,项目经理、项目主工长签字确认,并且及时核对与T3物资软件录入的数据是否一致,核对无误后,将原始单据邮寄回公司财务审核后装订。

 

 

PART7:物资核算

  • 项目经合人员每月按规定的时间提供施工物资设计用量,项目物资人员结合设计用量测算当月物资是否超耗,对超耗部分及时提醒项目施工负责人,从源头控制项目施工成本。项目部物资部、工程部、经合部必须对节超原因进行分析,对节超原因进行总结,形成书面的核算资料留存。

  • 公司物资部结合公司经合部提供的设计用量对项目物资损耗进行复核,对有差异的地方及时进行沟通。

物资核算的作用

1.对于项目实际施工过程中超耗的物资及时提醒项目,查找超耗原因,引起重视,为后续施工做好规避办法;

2.对比实际施工中耗用物资是否按照设计清单执行的,如未按照设计清单施工的及时进行更正或者补救;

3.为项目控制物资消耗起到指引作用。

 

对于一套完整的管理制度,实施是关键,那么怎样做到总部与各项目之间零时差,准确无误的进行沟通,审批等流程呢?

 

威尼斯真人建工采用阿里集团钉钉管理,所有物资采购计划、合同签订、款项支付等流程,采用网上实时审批,实时更新,再不用因为地理、时间等因素影响工作的进度。

 

我们充分利用互联网,先进的科技,为物资部管理工作提供有力的保障!

 

 
 
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